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Produttività: come eliminare la distrazione, uno dei peggiori nemici

Giulio Ardenghi

Quante volte hai controllato il cellulare oggi? A quante mail hai risposto durante una riunione di lavoro? La distrazione digitale, ma non solo, è uno dei maggiori nemici della produttività perchè interferisce con la concentrazione e la continuità sul lavoro. Imprenditori, professionisti, manager, tutti, soffrono di una sindrome da distrazione  che porta a non essere focalizzati sul compito richiesto. Grande dispendio di energia nel riprendere ciò che si sta facendo dopo ogni interruzione. La produttività ne risente, eccome. Sensazione di non aver concluso niente pur essendo esausti a fine  giornata di lavoro. Insoddisfatti della soluzione trovata, che non è geniale, come invece richiede la competizione di oggi. La distrazione diventa consuetudine, dipendenza. Difficile da superare, ma non impossibile. Alcune modifiche nel comportamento, dopo che hai preso consapevoleza della dipendenza, aiutano il detox, con grande beneficio per la tua produttività.

Esempi reali e soluzioni pratiche per essere meno distratti e più concentrati. Così da evitare perdite di tempo per tutti e migliorare la produttività.

Produttività e distrazione da “mobile”

Nell’affiancare, nel mio lavoro di business coach con imprenditori, manager e team leader ho constatato che sovente il nemico numero 1 della produttività è la distrazione.

“Secondo una recente indagine di CareerBuilding su 2.000 manager le più grandi distrazioni per i lavoratori dipendenti sono i messaggi inviati e ricevuti tramite i loro smartphone e la navigazione sul web.” cit. da Manager Italia.

Limitare l’accesso agli smartphone e bloccare l’accesso a certi siti, da alcuni è visto come la soluzione più pratica per recuperare produttività.

Così come essere certi della condivisione della vision e degli obiettivi da parte dello staff.

Non sono sicuro che, soprattutto il primo intervento, sia efficace.

Provate a vietare l’uso dello smartphone a un giovane della generazione Millenials (38-18 anni oggi), per non parlare dei futuri tecnici della generazione X, o generazione (social & selfie generation) che trascorrono su mobile 3h,40′, ovvero 50′ più della media.

Sono capacissimi di non accettare un posto di lavoro.

In quanto, caso reale riferitomi da un cliente imprenditore di un’avanzatisissima azienda Hi-Tech bresciana, questi giovani hanno valori diversi rispetto alle generazioni più agées, e hanno un’etica: recuperano il tempo da “distrazione” lavorando più ore (senza pagamento di straordinari) garantendo così i livelli di produttività.

Produttività e distrazione da interferenze continue

Esistono altri fenomeni di disturbo che cumulati ai primi fanno perdere da 1 a 2 ore di lavoro al giorno (questo secondo il 72% degli imprenditori). La produttività cala.

La distrazione inquina  la qualità del lavoro, provoca ritardi, porta a tensioni  tra datori di lavoro e collaboratori e anche le relazioni con la clientela ne soffrono.

Un manager cliente mi diceva che a volte ha giorni in cui si sente esausto benché non abbia portato a termine nulla d’importante.

Partecipando in questi giorni a un gruppo di lavoro sulla supply chain per conto di un ente pubblico, noto come si proceda con fatica perché i membri del team sono costantemente distratti dal rispondere a telefonate, verificare le e-mail, rispondere a colleghi che si intrufolano per richieste che forse potrebbero aspettare e dalla frenesia degli uffici che invade la nostra sala riunioni, oltre a intavolare discussioni incrociate o sovrapposte.

La produttività del gruppo ne risente.

Il multitasking è ora mai una strategia acquisita. Ma la nostra attenzione viene distratta da continue interferenze che non ci permettono di essere completamente focalizzati, per il tempo necessario, sul compito che si deve svolgere.

Riprendere la riunione dopo ogni distrazione e interruzione diventa difficile, faticoso o noioso e, a volte, io stesso, mi sento demotivato e insoddisfatto.

Quando lascio la riunione mi sento stanco, non contento di ciò che è stato fatto (o che si doveva fare).

Le distrazioni continuano a generare pensieri senza attinenza con l’oggetto del nostro gruppo di lavoro.

Quindi è come, dopo ogni interruzione, riprendere il lavoro da capo.

Non sono il team leader del progetto, sono stato chiamato a parteciparvi per dare un contributo di metodo, di competenze e di visione fuori dai soliti schemi.

Fastidioso è anche che non si inizi all’orario stabilito perché in ritardo sul lavoro precedente o perché veniamo distratti dal collega o collaboratore che ci chiede 1′ del nostro tempo. Il minuto non è mai di 60”.

Anche peggio è la partecipazione saltuaria dei membri del team perché distratti, di nuovo, da altri task.

Quindi a ogni incontro occorre spendere tempo per riallineare tutti sui passi avanti compiuti nel frattempo.

(Mi riprometto di a parlare col team leader per stabilire delle regole efficienti di conduzione delle nostre riunioni.)

Le distrazioni portano anche a ripetere più volte cose già dette e approvate perché c’è sempre qualcuno che, distratto, non è allineato con gli altri membri del gruppo. Che fatica non produttiva.
Un incontro che potrebbe durare 1 ora, qui richiede ore e ore.

Ho condotto da leader innumerevoli team work e riunioni, tuttavia la disciplina che necessitano non coincide sempre con la costanza di presenza che richiedono.

Distrazione e il “lavoro profondo”

Lavorare distraendosi ogni pochi minuti, e per distrazione intendo dedicare il pensiero ad altri lavori, sembra che faccia lavorare più velocemente, invece si lavora con più frenesia e con poco tempo per valutare la risposta più efficace.

Questo sabota la produttività e le performance del team e anche l’immagine di come stiamo lavorando: in modo caotico o con focus e perseveranza?

Cal Newport definisce “lavoro profondo l’abilità di concentrarsi senza distrazioni su un compito cognitivo importante”.

Aggiunge che essere focalizzati permette di maneggiare con padronanza e velocità informazioni complesse e produrre risultati in meno tempo.

In un lavoro di team occorre un’eruzione di potere mentale. Questi ha bisogno di un certo riscaldamento prima di manifestarsi.

Non è solo questione di competenze e di esperienza, ma di abilità nel concentrarsi, nel mobilitare le risorse di tutti. Per risorse intendo diligenza, entusiasmo, empatia, slancio, creatività, perseveranza.

Sono skills che devono essere presenti in un gruppo di lavoro per scatenare il genio dell’innovazione.

La distrazione è nemica della produttività e della genialità

Immagina di fare una corsa.

Dopo il riscaldamento sei pronto a iniziare a correre aumentando la tua velocità.

Improvvisamente un distratto pedone ti taglia la strada e tu devi fermarti o rallentare.

Riprendere costa fatica perché hai perso lo slancio e devi fare più sforzo.

Se questa situazione si verifica ripetutamente non puoi mantenere la tua velocità media, se non a costo di un grande sforzo di continui recuperi.

Il tempo che avevi calcolato per arrivare a destinazione quanto cambia? Ti sentirai soddisfatto o insoddisfatto?

Questa analogia spiega come sia difficile in una riunione di gruppo liberare genialità nei minuti che intercorrono tra una distrazione e l’altra.

La distrazione è divenuta un’abitudine difficile da smottare, perché riceve rinforzi ogni giorno, in ogni situazione.

Io credo che si crei persino una dipendenza.
Si ha bisogno della “dose” di distrazione.

Affiancando un imprenditore nato nel settore produzione della sua azienda ferrotecnica, notavo che quando si affrontavano temi commerciali, dopo qualche minuto o si annoiava o si sentiva frustrato e allora “si inventava” un salto in produzione di 5′ o faceva chiamate telefoniche.

Chiaro che abituato alla distrazione avesse tempi di attenzione brevi e meno pazienza nell’applicarsi in modo significativo con tutta la sua potenza logica e creatività al compito che stavamo analizzando.

Così non si fa che aggravare i problemi collegati alla distrazione: si può arrivare al rifiuto di applicarsi a un tema al di fuori della propria area di comfort.

In molti parlano di time management, o gestione del tempo.Non credo sia questa la ricetta per vincere la distrazione.

Piuttosto occorre rinforzare l’attenzione e togliere energia all’abitudine della distrazione.

I 3 ingredienti per vincere la distrazione e recuperare in produttività

Sia nel gruppo di lavoro sulla supply chain che con l’imprenditore citato prima (e in altri casi), ho applicato una ricetta con 3 ingredienti: consapevolezza, azioni pratiche, specificazione (be specific).

1)La consapevolezza: è arduo modificare un’abitudine radicata, che fa parte del tuo comportamento, perché non te ne rendi conto.

Eppure ci sono segnali deboli che preavvisano che stai lasciando un compito per un altro.

Occorre intercettare e riconoscere tali segnali.

Chi lavora con te o un business coach ti può aiutare a rilevarli, a farteli notare.

Ti stai agitando sulla sedia, ti guardi intorno, perdi il filo del discorso, ti bevi un caffè, chiami la tua assistente ricordandole di chiamare, prima che chiuda, lo spedizioniere, o dai retta al responsabile della logistica che ha fatto capolino in riunione.

Quando rilevi, o ti viene fatto rilevare con esempi concreti, che ti stai distraendo è più facile trovare il modo di evitarlo.

2)Puoi chiedere a te stesso, o a chi è con te ed è un buon osservatore non addomesticato al tuo modus operandi, quali azioni efficaci puoi fare per impedire alle persone di interromperti quando stai tentando di concentrarti e cosa dire se perseguono nelle interruzioni.

Essere assertivi funziona

Ricordo un top manager che, concentrato sull’analisi di dati di vendita per area geografica, rispose testuale testuale al direttore vendite che si era intromesso nell’analisi:”Quando avrò bisogno della sua opinione, stia certo,  gliela chiederò”.

Ancora più facile, è capire cosa ti spinge a prendere in mano lo smartphone quando si sta discutendo del contenuto di una slide e ci si aspetta da te una valutazione valoriale.

Con un po’ di pratica ti accorgerai cosa è funzionale e cosa no alla tua attenzione.

3)Un terzo modo per liberarsi dall’abitudine alla distrazione è il principio della specificazione. Ad esempio, per iniziare a svolgere compiti importanti che necessitano di tutta la forza d’attenzione, io consiglio di essere specifici.

“Un elefante si mangia a fette”.

Io ad esempio non metto in agenda “scrivi un articolo”, ma “fare indice per presentazione 5G in azienda”. Invece di scrivere “guardare report su magazzino”, suggerisco “ cuba scorte e rimanenze per back log”.

La parte che incontra più resistenze, ho notato, è incominciare. Fai sembrare facili e veloci i task che ti sei dato.

Di nuovo torno al mio gruppo di lavoro sulla supply chain.
Un ingegnere gestionale ha l’abitudine di controllare in tempo reale le e-mail sullo smartphone, abitudine che, mi confessa, si porta anche a casa.

Qual è la vera causa dell’assuefazione (dipendenza) alla distrazione?

Forse perché la nostra professionista è “abituata” a controllare la posta elettronica in studio in tempo reale. E’ assuefazione.

In questo caso, tornando al punto 2, basterebbe avere l’intenzione di lasciare queste verifiche alle spalle finite le ore di lavoro.

Accedendo a impostazioni del tuo account di posta accendi “off” e spegni “on”. Quando prenderai in mano compulsivamente lo smartphone ti troverai uno schermo spento.

Per riprestinare l’”on” ci vogliono alcuni secondi, preziosi affinchè la tua consapevolezza si risvegli sul perché lo stai facendo e ritornare a concentrarti, se stai lavorando con genio, al tuo compito.

Dopo un po’ di volte, la pratica ti dissuaderà dal seguire questo impulso distraente.

Mi sono trovato in un’azienda in cui i 5 membri del board si impegnavano di più a farsi aspre critiche l’un l’altro, con continue interruzioni dall’oggetto della discussione,  che a concetrarsi, affrontare e risolvere un ostacolo alla volta.

Distrasi consuma energie, ci fa sentire stanchi e frustrati come se non stessimo realizzando nulla nonostante il fatto che siamo sempre impegnati.

In un’azienda in cui mi sono scontrato con un cronico livello di distrazione durante le riunioni o il debriefing di un team, dopo aver convinto il responsabile di linea e le HR a fare un test, ho fatto la solita riunione di coordinamento operativo con tutti i presenti in piedi, in produzione, ogni giorno alle 16 in punto.  Tempo max 15′. Funziona.

Oggi,  la riunione in piedi è divenuta prassi e la produttività è aumentata perchè ognuno sa cosa deve fare ed entro quando.

In un altro caso, l’azienda DS4 è una supremazia italiana nella robotica guidata da un genio, per dare un segnale forte sulla produttività con il massimo di concentrazione, una volta alla settimana le riunioni si tengono in inglese.

Anche qui, tempo più che dimezzato. Ti assicuro che i convocati sono concentrati, gli smartphone rimanevano in tasca.

Fiducia e competitività

Un’altra soluzione, se l’ambiente aziendale lo permette, è fare come la ML Engraving che ha concesso mezza giuornata di libertà retribuita ai propri collaboratori affinchè potessero stare con la propria famiglia il 13 Dicembre, giorno di Santa Lucia, tradizionale festa in cui a Bergamo e provincia si fanno regali ai bambini.

Un segnale forte di fiducia e riconoscimento di un’azienda “social” che così premia la dedizione dei collaboratori, tutto a vantaggio dell’ambiente armonico di lavoro e, per derivata, della produttività.

Il test Microsoft

La grande azienda di Redmond ha testato in Giappone la settimana lavorativa su 4 giorni, dal lunedì al giovedì per 2.300 impiegati.

Il risultato è eclatante. Produttività aumentata del 40%, Agost2019/Agosto2018. Risparmi su elettricità. Soddisfazione dei lavoratori al 92% (c’è sempre qualche stakanovista). Il venerdi pagato come festività. Senza diminuzione dei giorni di ferie.

Nell’ambito del test, inoltre, il tempo massimo delle riunioni è stato fissato a 30′ e le discussioni online sono state incoraggiate, rispetto a quelle faccia a faccia.

A volte, quindi, less is more. Sottolineo, dipende tutto dal contesto e dalla cultura aziendale.

In un mercato altamente competitivo, si devono trovare velocemente le soluzioni più adatte, innovative e originali per un’efficiente produttività.  Questo richiede concentrazione, attenzione e liberare genialità.

La bassa produttività è il tallone d’Achille della manifattura italiana. Incomincia a combattere la distrazione, uno dei fattori più nocivi.

Contattami esprimendo liberamente le tue necessità.

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